Formalności przy zatrudnieniu pierwszego pracownika

Kiedy myślimy już bardzo poważnie o zatrudnieniu pierwszego pracownika to jest to znak ze mamy za dużo pracy czyli ze nasza firma się rozwija. Prowadząc jednoosobowa działalność w Belgii lub spółkę, wiemy w międzyczasie ile jest formalności do spełnienia żeby nie przeoczyć żadnych ważnych spraw. A jak jest z pierwszym pracownikiem? Poniżej opisze najważniejsze formalności jakie trzeba załatwić zanim pracownik będzie mógł oficjalnie przystąpić do pracy w naszej firmie.  Na szczęście nie musimy wszystkiego załatwiać sami. Usługi kadrowo-placowe możemy zlecić tak zwanemu sekretariatowi socjalnego lub innej firmie specjalizującej się administracja plac.

1. Identyfikacja wobec Urzędu Ubezpieczeń Społecznych (RSZ/ONSS)

W pierwszej instancji musimy zidentyfikować się jako nowy pracodawca w celu ustalenia przez urząd ubezpieczeń społecznych jakie składki musimy odprowadzać za naszych pracowników. Składki różnią się od pracowników umysłowych i fizycznych. U pracowników fizycznych mogą być jeszcze różnice w kwotach składek w zależności od branży w której pracodawca ich zatrudnia. Jakie dane są ważne do identyfikacji:

• Branża w której pracodawca się porusza na co dzień (paritair comité).
• Szczegółowo opisane główne prace jakie pracownik będzie wykonywał (np. tynkowanie wewnątrz).
• Miejsce prac, lub miejsce z którego pracownicy będą wyjeżdżali do pracy. Przeważnie jest to siedziba firmy, jeśli mamy inne miejsce to musi ono być zarejestrowanie w KBO/BCE, to się nazywa vestigingseenheid/unitę d’établissement.
• Typ pracownika: pracownik fizyczny czy umysłowy.
• Dane przedsiębiorcy lub osoby odpowiedzialnej w firmie za kontakt z urzędem ubezpieczeń społecznych oraz dane kontaktowe tej osoby.
• Biuro kadrowo-placowe któremu przekazujemy pełnomocnictwo.

Jeśli identyfikacja się powiodła to RSZ/ONSS nadaje nam numer, którym będziemy się zawsze identyfikowali w kontaktach z urzędem.

2. Zawarcie dodatkowych umów

Oprócz rejestracji jako pracodawca są dwie dodatkowe i niezbędne formalności które musimy jak najszybciej spełnić.

• Każdy pracodawca zatrudniający pracowników musi wyznaczyć wewnętrznego doradcę ds. prewencji. Ponadto pracodawca musi przystąpić do zewnętrznej służby zajmującej się bezpieczeństwem i higiena w miejscu pracy. Służba ta musi pomóc pracodawcy w sporządzeniu ogólnego planu prewencyjnego i przeprowadza analizę ryzyka w przedsiębiorstwie. Dzięki tej usłudze zlecisz swoim pracownikom obowiązkowe badania lekarskie. Przynależność do takiego serwisu jest obowiązkowa. To, jakie badania lekarskie są obowiązkowe i w jakim czasie, zależy od wieku pracownika, klasy ryzyka firmy i wykonywanych zadań. Umowa z taka organizacja jest ponadto bardzo ważna kiedy wydarzy się wypadek przy pracy. Specjalista BHP ustala na miejscu przyczyny, spisuje protokół oraz jeśli trzeba to pomoże wdrożyć nowe środki ostrożności dla twoich pracowników tak aby podobny wypadek się już nie wydarzył.
• Zawarcie polisy ubezpieczenia od wypadków przy pracy: pracodawca ma obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia od wypadków przy pracy. Należy to zrobić przed rozpoczęciem zatrudnienia. Brak polisy może zostać ukarany grzywna.
• Fakultatywne zawarcie ubezpieczenia OC dla pracodawców: to nieobowiązkowe ubezpieczenie obejmuje szkody, które pracownik wyrządziłby osobom trzecim, a za które odpowiedzialność ponosi pracodawca. Pracodawca może sam wykupić to ubezpieczenie za pośrednictwem agencji. Przedsiębiorcy często zapominają o tym ubezpieczeniu, nawet jeśli pracują sami.
• Przynależność do sekretariatu socjalnego: pracodawca może dobrowolnie przystąpić do sekretariatu socjalnego lub nie. Ze względu na kompleksowość przepisów prawa pracy, większość pracodawców przystępuje do sekretariatu socjalnego. Oznaczenie sekretariat socjalny jest zarezerwowane dla uznanych przez rząd firm, które spełniają szereg surowych wymogów jakościowych i posiadają rade zarządu. Uznany sekretariat socjalny działa jako pełnomocnik pracodawcy wobec organów urzędowych i dostarcza wszystkie niezbędne dokumenty związane z administracją płacową. Sekretariat socjalny różni się od firmy kadrowo-placowej przede wszystkim tym że może sam pobierać składki na „zusy” i podatki od pracodawców i przekazywać je do urzędów. Biura kadrowo-placowe nie maja takiej możliwości wiec wystawiają pracodawcy dokument z instrukcjami przelewu składek bezpośrednio do każdego z urzędów.
• Przygotować regulamin pracy. Regulamin jest najlepiej zlecić sekretariatowi socjalnemu, jednak jako pracodawca możemy także wnieść kilka wymagań w stosunku do pracowników, które są dla nas ważne (grafik pracy, informowanie o chorobowym, składanie prośby o urlop, …). Nie wszystko jest oczywiście możliwe i zgodne z kodeksem pracy dlatego najlepiej jest się doradzić w biurze kadrowo-placowym.

3. Pierwszy pracownik

Jak już spełniliśmy wszystkie powyższe formalności to teraz jest czas na zatrudnienie pierwszego pracownika. Pierwszym i najważniejszym krokiem do potwierdzenia zatrudnienia jest DIMONA, czyli zgłoszenie pracownika do urzędu RSZ/ONSS. Dimona można zgłosić samemu na stronie www.socialsecurity.be lub przekazać do naszego biura kadrowo-placowego.

W stosunku do pracownika powinniśmy przygotować następujące dokumenty:

• Umowa o prace
  • Czas określony lub nieokreślony
  • Pełen etat lub zmniejszony etat
• Regulamin pracy
• Instrukcje i szkolenie BHP podczas przyjęcia pracownika do pracy
• Prowadzić ewidencje czasu pracy (trzeba przechowywać 5 lat)
  • Elektroniczna ewidencja czasu pracy nie jest wymagana, ale wskazana
• Indywidualny pasek pensji
  • Loonfiche / Fiche de salaire jest w Belgii obowiązkowym dokumentem który trzeba ponadto przekazać pracownikowi.

Dla pracowników także często wymagane jest dopasowane ubranie robocze i ochronne oraz inne osobiste środki ochronne. W większości przypadków pracodawca jest odpowiedzialny za dostarczenie tych środków pracownikowi. Takiej informacji może udzielić biuro kadrowo-placowe.

4. Koszt pierwszego pracownika

W każdym z trzech regionów Belgii, pracodawcy przysługują różne ulgi składek na ubezpieczenie społeczne przy zatrudnianiu pracowników. Te ulgi są podobne w każdym regionie i obecnie istnieją trzy rodzaje ulg:

• Ograniczona strukturalna ulga RSZ/ONSS czyli redukcja składek dla pracowników przy niskich zarobkach wynoszących mniej niż €9.588,01 brutto na kwartał.
• Powyższą ulgę można kumulować z maksymalnie jedna z innych ulg dla pracodawców:
  • Ulga przy zatrudnieniu starszych pracowników – przykład Flandria
    • Wiek 59 – 61 lat
    • Ulga kwartalna €600
    • Powyżej 61 lat
    • Ulga kwartalna €1500
  • Ulga przy zatrudnieniu pierwszego pracownika – przykład Flandria
    • Ulga kwartalna €4000 bez ograniczenia ilości kwartałów
    • 2 gi pracownik
      • Ulga kwartalna (ilość kwartałów 5-4-4) od €1550 - €1050 - €450
    • 3 -6 pracownik
      • Ulga kwartalna (ilość kwartałów 9-4) od €1050 - 450
    • Premia przy zatrudnieniu długotrwałych bezrobotnych -przykład Flandria
      • Osoba zapisana 2 lata a VDAB (Urząd Pracy) jako osoba bezrobotna
      • Musi zostać zatrudniona na min 30% czasu pracy
      • Premia pomiędzy €750 - €3000
    • Ulga przy zatrudnieniu młodych pracowników – przykład Flandria
      • Dla osób w wieku poniżej 25 lat, bez obowiązku uczęszczania do szkoły
        • Bez zawodu
          • Całkowitą ulga przez 8 kwartałów
        • Z wyuczonym zawodem lub na szkoleniu w firmie
          • Kwartalna ulga €1000
        • Ulga z tytułu redukcji czasu pracy i czterodniowego tygodnia dla całego zakładu
          • Jeśli cały zakład ma zredukowany czas pracy (np. z 40 na 37 godzin) to pracodawca korzysta z ulg w wysokości €400 kwartalnie przez 4 do 16 kwartałów.
        • Itp…

Pensja brutto czy stawka brutto pracownika dyktowane są przez komitet parytetowy (paritair comité) branży w której zatrudniamy pracownika.  Przy ustaleniu stawki musimy się także liczyć z funkcja i doświadczeniem pracownika.

Do miesięcznego wynagrodzenia dochodzą także ewentualne dodatki takie jak:

• Dojazd do pracy
• Przemieszczanie się
• Czeki obiadowe
• Ekoczeki
• Premia roczna
• Wynagrodzenie urlopowe
• Dodatki za prace na zmianę, w nocy
• Dodatki za nadgodziny
• Dodatki za prace w niedziele lub w święto

Nie zapominamy o kosztach biura socjalnego, organu BHP i ubezpieczenia od wypadków przy pracy.

Zanim podejmiemy się zatrudnienia pracownika, warto jest poprosić o symulacje pełnego kosztu zatrudnienia w biurze kadrowo-płacowym.

5. Inne ważne aspekty zatrudnienia

Język administracyjny pracodawcy

W zależności od lokalizacji siedziby operacyjnej firmy, pracodawcy są zobowiązani do używania określonego języka w dokumentach socjalnych dla swoich pracowników. Niewłaściwie użycie języka skutkuje nieważnością dokumentów (np. pismo z zawiadomieniem o wypowiedzeniu umowy o prace będzie nieważne, jeśli użyto niewłaściwego języka):

Siedziba operacyjna	Język
Flandria	Niderlandzki
Walonia	Francuski
Bruksela-stolica	Niderlandzki lub Francuski (jezyk pracownika)
Niemieckojezyczny Region	Niemiecki
Gminy objektowe Flandria[2]	Niderlandzki
6 gmin obkjektowych Bruksela[3]	Niderlandzki
Gminy objektowe Walonia[4]	Francuski

 

[1] Bruksela - stolica: Bruksela, Schaerbeek, Etterbeek, Ixelles, Saint-Gilles, Anderlecht, Molenbeek-Saint-Jean, Koekelberg, Berchem-Sainte-Agathe, Ganshoren, Jette, Evere, Woluwe-Saint-Pierre, Auderghem, Watermael-Boitsfort, Uccle, Forest, Woluwe-Saint-Lambert i Saint-Josse-ten-Noode.

[2] Gminy obiektów w Regionie Flamandzkim: gminy Messines, Spiere-Helkijn, Ronse, Bever, Voeren, Herstappe.

Czas pracy

Czas pracy to czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Czas pracy pracowników pełnoetatowych nie może przekraczać 9 godzin dziennie lub 38 godzin tygodniowo. Sposoby stosowania tego maksymalnego tygodniowego czasu pracy zależą od układu zbiorowego lub przepisów prawa pracy obowiązujących w przedsiębiorstwie. Czas trwania każdego okresu pracy nie może być krótszy niż 3 godziny.

W szczególnych okolicznościach można odstąpić od normalnych limitów czasu pracy. W zależności od powołanych okoliczności, pewne formalności (jak np. uprzednie zezwolenie Inspekcji Społecznej) mogą, ale nie muszą być spełnione. Przekroczenie limitu dziennego i/lub tygodniowego uprawnia do wypłaty dodatku za nadgodziny. Dodatek za nadgodziny wynosi co najmniej 50% normalnego wynagrodzenia za nadgodziny w zwykłe dni robocze i 100% normalnego wynagrodzenia za nadgodziny w niedziele i święta. Obowiązkowy odpoczynek nadrabiający zaległości musi być przyznany również za nadgodziny. W określonych warunkach pracownik może wybrać wynagrodzenie za nadgodziny. Od 1 lipca 2021 r. do 30 czerwca 2023 r. obowiązuje korzystny podatkowo system dla pracownika i pracodawcy w odniesieniu do pierwszych 180 godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym przypadających na pracownika.

Pomimo wstępnej administracji i kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników, nie zapominajmy ze pracownicy pomogą nam dalej rozwijać nasza firmę. Im lepiej będziemy ich traktowali tym większa szansa ze pozostaną dla nas w pracy. Przez cały okres zatrudnienia naszym stałym partnerem i wsparciem jest biuro kadrowo-placowe, które odpowie na każde pytanie związane z personelem.

Jowita Sokołowska, dyrektorka biura kadrowo-placowego Payroll Planet