Przekazywanie informacji o warunkach zatrudnienia delegowanym pracownikom.

Dyrektywa (2019/1152) Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 czerwca 2019 sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków zatrudnienia w Unii Europejskiej zaostrza obowiązki pracodawcy w zakresie przekazywania pracownikom informacji o elementach stosunku pracy. Nowe obowiązki dotyczą zatrudnionych od 10 listopada 2022 roku. Jednak pracownicy zatrudnieni przed 10 listopada 2022 r. również mogą żądać od pracodawcy tych informacji.

Termin dostarczania informacji indywidualnych

Pracodawca jest zobowiązany do przekazania pracownikowi informacji o elementach zatrudnienia nie później niż w pierwszym dniu, w którym pracownik rozpoczął pracę.

Zatrudnienie w innym kraju, dłużej niż 4 kolejne tygodnie – informacje indywidualne

Jeżeli pracownik ma wykonywać pracę w innym kraju przez okres dłuższy niż 4 kolejne tygodnie, pracodawca musi przekazać pracownikowi poniższe informacje w całości, przed wyjazdem za granicę:

• Tożsamość stron stosunku pracy (dane pracodawcy i dane pracownika);
• Miejsce pracy.
  Jeśli praca nie jest wykonywana w stałym miejscu lub głównie w stałym miejscu, należy wspomnieć, że pracownik wykonuje pracę w różnych miejscach lub ma swobodę w określaniu swojego miejsca pracy. Ponadto należy zamieścić informacje o wszelkich ustaleniach dotyczących podróży między różnymi miejscami pracy lub odnieść się do przepisów prawa pracy w tym zakresie, a także podać siedzibę lub (w stosownych przypadkach) miejsce zamieszkania pracodawcy;
• Główną wykonywaną przez pracownika funkcję, tytuł, stopień, zdolność lub kategorię pracy pracownika.
• Datę rozpoczęcia stosunku pracy;
• Jeżeli jest to stosunek pracy na czas określony: datę końcową lub przewidywany okres trwania;
• Wynagrodzenie, do którego pracownik jest uprawniony zgodnie z obowiązującymi przepisami przyjmującego państwa członkowskiego (kwotę początkową; inne składniki wynagrodzenia, jeśli mają zastosowanie; dodatkowe świadczenia socjalne oferowane przez pracodawcę, a także sposób i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia).
• Wszystkie dodatki związane ze stanowiskiem oraz wszystkie ustalenia dotyczące zwrotu kosztów podróży, zakwaterowania i posiłków;
• Czas trwania i warunki okresu próbnego;
• Wymiar czasu pracy

Jeśli pracownik jest zatrudniony w oparciu o stały wymiar godzin:

• początek i koniec regularnego dnia pracy, czas i długość przerw oraz dni regularnej przerwy w pracy;
• ustalenia dotyczące godzin ponadwymiarowych i nadliczbowych, wynagrodzenia z tego tytułu oraz innych praw związanych z wykonywaniem tych godzin;
• ustalenia dotyczące zmian w służbie lub odniesienie do tych ustaleń w regulaminie pracy;
• w stosownych przypadkach, początek cyklu;

Jeśli pracownik jest zatrudniony ze zmiennym rozkładem godzin:

• zasadę zmienności rozkładu czasu pracy oraz liczbę godzin w ramach organizacji pracy;
• ustalenia dotyczące wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych i ponadwymiarowych, ich wynagrodzenia oraz innych uprawnień związanych z wykonywaniem tych godzin;
• dzienny okres, w którym może być ustalony wymiar czasu pracy oraz dni tygodnia, w których może być ustalony wymiar czasu pracy;
• sposób i termin poinformowania pracownika w drodze obwieszczenia o obowiązującym go rozkładzie czasu pracy lub odesłanie w tym celu do regulaminu pracy;

• prawo do szkoleń oferowanych przez pracodawcę lub odniesienie do regulujących je przepisów ustawowych lub wykonawczych albo układów zbiorowych pracy;
• długość urlopu rocznego i ustalenia dotyczące przyznawania takiego urlopu;
• procedurę rozwiązania stosunku pracy (wymogi formalne i okresy wypowiedzenia, których pracodawca i pracownik muszą przestrzegać; termin na odwołanie się od wypowiedzenia);
• wskazanie układów zbiorowych pracy i/lub porozumień zbiorowych zawartych w przedsiębiorstwie i mających zastosowanie do warunków pracy, a w odniesieniu do układów zbiorowych pracy zawartych poza przedsiębiorstwem - wskazanie właściwego wspólnego organu, w którym zostały one zawarte;
• instytucja ubezpieczeń społecznych otrzymująca składki na ubezpieczenia społeczne w ramach stosunku pracy.

Ponadto pracodawca musi przekazać pracownikowi następujące informacje:

• kraj lub kraje, w których praca będzie wykonywana za granicą, jak również przewidywany czas jej trwania;
• waluta, w której wypłacane są wynagrodzenia;
• informacja o tym, czy powrót pracownika został zorganizowany, czy nie. Jeśli zorganizowano, to sposób zorganizowania powrotu;
• w którym kraju będzie odprowadzana zaliczka na podatek dochodowy.

Jeżeli pracownik jest delegowany do państwa członkowskiego UE, pracodawca musi uzupełnić powyższe informacje przed wyjazdem pracownika za granicę o:

• link do pojedynczej oficjalnej krajowej strony internetowej opracowanej przez przyjmujące państwo członkowskie na podstawie art. 5 ust. 2 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/67/UE z dnia 15 maja 2014 r. w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług oraz zmieniającej rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 w sprawie współpracy administracyjnej za pośrednictwem systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym ("rozporządzenie w sprawie IMI"). W Belgii jest to strona: https://www.international.socialsecurity.be/working_in_belgium/en/home.html

Zmiany dotyczące istotnych aspektów stosunku pracy

W przypadku zmiany któregokolwiek z istotnych aspektów stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek przekazać tę informację pracownikowi jak najszybciej, nie później niż w dniu, w którym staje się ona skuteczna. Nie dotyczy to sytuacji, gdy zmiana wynika ze zwykłej zmiany przepisów ustawowych, wykonawczych lub układów zbiorowych pracy, o których mowa w tych dokumentach.

Sposób dostarczania informacji indywidualnych

Informacje mogą być zawarte w jednym lub kilku dokumentach. Przykładem może być umowa o pracę lub inny odrębny dokument.

Informacje należy przekazać w formie pisemnej, lub dostarczyć drogą elektroniczną, pod warunkiem, że informacje są dostępne dla pracownika i mogą być przechowywane i drukowane.

Pracodawca jest zobowiązany do przechowania dowodów przekazania lub otrzymania informacji.

Brak możliwości zmiany warunków zatrudnienia z uwagi na jednostronny dokument dotyczący ujawnienia informacji

Warunki zatrudnienia nie mogą być zmienione w drodze dokumentu jednostronnego. Ewentualny podpis pracownika na dokumencie jednostronnym może służyć jedynie jako dowód otrzymania dokumentu. Podpis nie stanowi dowodu przyjęcia przez pracownika zmiany warunków zatrudnienia.

Udostępnianie informacji zbiorczych

Informacje zbiorcze mogą być zawarte w regulaminie pracy. Dotychczasową treść regulaminu należy uzupełnić o:

• procedurę rozwiązania stosunku pracy, w tym wymogi formalne i okresy wypowiedzenia, które muszą być przestrzegane przez pracodawcę i pracownika jak również termin odwołania się od wypowiedzenia lub odniesienie do przepisów prawnych i regulacyjnych regulujących te kwestie;
• wskazanie układów zbiorowych pracy i/lub porozumień zbiorowych zawartych w przedsiębiorstwie i mających zastosowanie do warunków pracy,
• prawo do szkoleń oferowanych przez pracodawcę lub odniesienie do regulujących je przepisów prawnych i wykonawczych lub układów zbiorowych;
• instytucja ubezpieczeń społecznych otrzymująca składki na ubezpieczenia społeczne w ramach stosunku prac

W przypadku dodatkowych pytań na temat delegowania pracowników do Belgii prosimy o kontakt z naszym biurem.

Jowita Sokołowska